écrit le 20 mars 2025
La semaine dernière, nous avons vu pourquoi il est essentiel d’avoir une politique d’utilisation de l’IA en entreprise.
Cette semaine, nous passons à la pratique !
Et les enjeux sont de taille :
37% des utilisateurs quotidiens d’IA générative économisent entre 5 et 10 heures par semaine selon une étude mondiale de Contentful. C’est potentiellement une journée entière de travail que vous pourriez récupérer.
Comment un employé peut-il réellement tirer parti de l’intelligence artificielle dans son quotidien pour réaliser de tels gains ?
Suivons Alex, gestionnaire des ventes dans une entreprise manufacturière de taille moyenne, qui utilise l’IA pour maximiser son efficacité et sa productivité.
L’objectif est de démontrer de manière concrète comment vous pouvez utiliser l’IA au quotidien. Les outils mentionnés le sont à titre d’exemples; je ne vous recommande pas de prendre de multiples abonnements pour vous retrouver avec une courtepointe technologique. Nous reparlerons de la stratégie technologique dans un article futur.
7h30 – Un client surprise
Alex commence sa journée tranquillement avec un café lorsqu’il reçoit un appel : un prospect important veut visiter l’usine ce matin. Ce client potentiel est sur le radar de l’équipe depuis un bon moment, mais sa visite n’était pas prévue.
Alex manque de temps pour se préparer adéquatement, mais il ne veut pas rater cette opportunité.
Plutôt que de fouiller à la hâte dans des e-mails et d’anciennes notes de réunion, Alex se tourne vers Perplexity AI. En quelques minutes, il obtient :
- Les actualités récentes sur l’entreprise du client
- Les tendances de l’industrie qui pourraient influencer leur décision
- Les informations financières et les récents investissements du client
Armé de ces données et de certains documents internes, Alex demande à ChatGPT de générer un briefing paper qu’il partage immédiatement avec ses collègues sur Microsoft Teams.
Ainsi, toute l’équipe est prête à accueillir le client avec des informations fraîches et pertinentes.
8h00 – Transformer un rapport en podcast
Dans ses recherches, Alex tombe sur un rapport sectoriel de 100 pages. Impossible de tout lire en si peu de temps.
Solution ? Google NotebookLM. Il télécharge le rapport et demande à l’outil de générer un résumé audio, transformant les insights-clés en un podcast.
Sur le trajet vers le travail, il écoute son rapport comme un épisode de balado, absorbant les tendances et les opportunités du secteur sans perdre une minute.
9h00 – Une réunion optimisée avec l’IA
Le client arrive. La moitié de l’équipe est en télétravail. Alex utilise Otter.ai (ou Fellow.ai) pour prendre des notes automatiquement, tout en demandant aux participants l’autorisation d’enregistrer la discussion – une bonne pratique en matière d’éthique et de gouvernance des données.
À la fin de la rencontre, un résumé automatique est généré, et Alex peut immédiatement envoyer un compte-rendu structuré à toute l’équipe.
Petit bonus : un collègue qui n’a pas pu assister à la réunion peut écouter l’enregistrement et poser des questions plus tard.
La plupart des outils demandent l’autorisation des participants avant de commencer l’enregistrement. Cependant, il est toujours préférable de les avertir à l’avance lorsque possible et de le rappeler en début de rencontre. Pensez également à revoir l’enregistrement avant de le partager : certaines discussions informelles – comme une mise à jour sur votre dernier week-end bien arrosé en fin de réunion – pourraient s’y retrouver sans que vous y prêtiez attention !
11h30 – Une analyse de marché
Après la rencontre, Alex doit préparer une présentation pour son patron sur les prévisions de ventes pour les six prochains mois. Il avait prévu la préparer en matinée, mais la rencontre client imprévue a bouleversé son agenda.
Plutôt que de passer des heures à analyser manuellement les données, il utilise :
- ChatGPT Code Interpreter : pour traiter des bases de données et extraire des insights.
- Tableau ou Power BI : pour visualiser les tendances et créer des graphiques interactifs.
- Consensus : pour une analyse des tendances du marché basée sur les plus récentes études
Les résultats sont clairs : une demande croissante dans certaines régions et une stagnation ailleurs. Il faut ajuster la stratégie commerciale.
Alex utilise Gamma pour générer automatiquement une présentation visuellement attrayante et percutante. En quelques clics, il a une présentation prête à l’emploi.
14h00 – Expliquer les résultats avec Berrycast
Plutôt que de rédiger un long courriel expliquant son analyse, Alex enregistre une courte vidéo avec Berrycast.
- Il partage son écran pour montrer les graphiques et les tendances.
- Il commente ses conclusions en expliquant les impacts concrets pour l’équipe.
- Il envoie la vidéo à son patron et à ses collègues, leur permettant d’accéder à l’explication quand ils le souhaitent.
J’adore Berrycast ! Contrairement à son concurrent Loom, une entreprise américaine, Berrycast est une solution québécoise. Je m’en sert pour faire des démos à mes clients, communiquer des mises à jour projet ou encore expliquer des cartographies. Bonus: il est abordable avec des forfaits professionnels à partir de 18 $ CAD par mois.
15h30 – Une démonstration client avec l’IA
Un client existant pose une question sur une nouvelle fonctionnalité logicielle que l’entreprise propose sur son interface machine.
Alex pourrait envoyer un PDF d’explication… mais il préfère une approche interactive :
- Il enregistre un tutoriel avec Berrycast où il montre comment utiliser la nouveauté. Il choisi d’allumer sa caméra afin de rendre la présentation plus chaleureuse.
- Il envoie le tout au client, qui peut regarder la démo à son rythme. Il reçoit une notification Berrycast par courriel le soir même lui indiquant que le client a ouvert le lien.
- Il planifie donc un appel de suivi pour le lendemain
17h00 – Fin de journée, on planifie pour le lendemain
Avant de partir, Alex passe rapidement en revue ses tâches pour demain avec Motion, qui lui propose une liste de priorités basée sur son calendrier et ses e-mails.
Il lance aussi un rapide prompt à ChatGPT en utilisant la fonction vocale:
« Quelles sont les trois actions les plus importantes que je devrais accomplir demain pour avancer sur mes projets ?”
Une suggestion lui saute aux yeux : préparer un suivi personnalisé pour le client qui est venu visiter l’usine.
Premiers pas avec l’IA : Par où commencer ?
Vous êtes inspiré par la journée d’Alex mais vous ne savez pas par où débuter ? Voici une approche en 3 étapes pour intégrer progressivement l’IA dans votre quotidien professionnel :
1. Identifiez vos tâches chronophages : Prenez une journée pour noter les activités qui vous demandent le plus de temps mais apportent peu de valeur ajoutée (oui, encore l’étude de temps!). Rédiger des résumés ? Analyser des données ? Préparer des présentations ? C’est là que l’IA sera la plus utile.
2. Commencez par un seul outil : Ne vous dispersez pas en essayant tout en même temps. ChatGPT est souvent un excellent point de départ par sa polyvalence. Consacrez 30 minutes à explorer ses fonctionnalités de base avec des prompts simples liés à votre métier.
3. Pratiquez avec des cas réels : Plutôt que de vous entraîner avec des exemples fictifs, utilisez directement l’outil choisi sur une tâche concrète de votre quotidien. Par exemple, demandez à ChatGPT de vous aider à structurer votre prochain courriel important ou à analyser les points clés d’un rapport.
N’oubliez pas la règle d’or : l’IA est là pour vous assister, pas pour remplacer votre expertise. Gardez toujours un œil critique sur les résultats générés et apportez-y votre valeur ajoutée humaine.
Bilan : Un employé plus efficace, plus informé et plus stratégique
Grâce à l’IA, Alex a pu :
- Se préparer en un temps record pour une rencontre client de dernière minute
- Transformer un rapport dense en un format digestible pendant son trajet en voiture
- Automatiser la prise de notes et les résumés de réunions
- Analyser des tendances de marché avec des outils d’IA avancés
- Créer et partager du contenu interactif et personnalisé pour son équipe et ses clients
Loin de remplacer Alex, l’IA l’a aidé à se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée, rendant sa journée plus fluide et plus productive.
Essayez d’intégrer ne serait-ce qu’un de ces outils cette semaine et partagez votre expérience en commentaires!
Partagez vos expériences et astuces en commentaires !
N.B. Cet article a été pensé et rédigé par des humains, puis revu par Chat GPT pour améliorer l’expérience lecteur.
P.S. Si vous voulez une copie du tableau « Types d’outils IA et leur utilisation » en format PowerPoint, vous pouvez le mentionner en commentaires et il me fera plaisir de vous l’envoyer.
Référence
Tilo, D. (2024, 19 avril). How many hours are employees saving due to gen AI? Human Resources Director Canada.